1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет понятия, общие требования при обработке, порядок хранения и использование персональных данных лиц, состоящих в трудовых отношениях с государственным автономным учреждением Новосибирской области «Спортивная школа олимпийского резерва по фехтованию» (ГАУ НСО «СШОР по фехтованию»), (далее по тексту – Учреждение), а также гарантии их защиты.
1.2. Положение разработано на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иных федеральных законов и нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1.3. Целью данного Положения является защита персональных данных Работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, а также обеспечение соблюдения законных прав и интересов Учреждения и ее Работников в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.
2. Основные понятия. Состав персональных данных Работников
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с ГАУ НСО «СШОР по фехтованию»;
Оператор – ГАУ НСО «СШОР по фехтованию» (далее по тексту – Работодатель);
Персональные данные Работника - любая информация, необходимая Работодателю и касающаяся конкретного Работника в связи с возникшими трудовыми отношениями;
Должностное лицо Работодателя - Работник, состоящий в трудовых отношениях с Работодателем и имеющий право на получение, обработку, передачу в процессе работы персональных данных;
Личное дело Работника - пакет документов, содержащих персональные данные Работника;
Обработка персональных данных Работника - любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных Работников неопределенному кругу лиц;
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных работников определенному лицу или определенному кругу лиц;
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;
Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
2.2. Информация, представляемая Работником при поступлении на работу в Учреждение, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы, содержащие персональные данные, к которым относятся:
Фамилия, имя, отчество;
Дата и место его рождения;
Гражданство;
Сведения о знании иностранного языка;
Сведения о состоянии в браке и о составе семьи;
Паспортные данные: номер, серия, дата выдачи;
Сведения о регистрации по месту жительства или по месту пребывания;
Адрес места жительства фактический;
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
Идентификационный номер налогоплательщика;
Сведения о воинском учете;
Сведения о предыдущих местах работы и основаниях увольнения;
Сведения о трудовом и общем стаже;
Сведения об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
Сведения о заработной плате;
Содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
Копии отчетов, направляемые в органы статистики;
Сведения о социальных льготах;
Подлинники и копии приказов по личному составу;
Основания к приказам по личному составу;
Сведения о содержании трудового договора;
Сведения о наличии судимости;
Домашний телефон;
Трудовая книжка;
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
Фотография Работника;
Иные сведения, относящиеся к персональным данным Работника;
Характеристики;
Рекомендательные письма;
Справки, подтверждающие период работы у работодателя и размер заработной платы;
Наградные документы;
Листки нетрудоспособности;
Медицинские справки;
Иные документы, содержащие персональные сведения о работнике.
3. Сбор и обработка персональных данных Работника
3.1. Работник представляет в отдел кадрового и правового сопровождения свои персональные данные и достоверные сведения о себе, в пределах необходимых при трудоустройстве и для выполнения конкретных трудовых функций.
Работник по своему желанию может предоставлять Работодателю иные персональные данные оценочного характера (характеристики, аттестации, докладные записки, оценки, сделанные в других формах), а также дополнять такие данные заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
3.2. Обработка персональных данных Работника осуществляется в следующих целях:
обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействия Работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности Работников;
контроля количества и качества выполняемой работы.
3.3. Источником информации обо всех персональных данных Работника является непосредственно Работник. Персональные данные Работника следует получать у него самого. Если персональные данные Работника возможно получить только у третьей стороны, то Работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить Работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.4. Работодателю не допускается получать и обрабатывать персональные данные Работника без его согласия:
о его политических, религиозных, философских убеждениях, расовой, национальной принадлежности и частной жизни;
о состоянии здоровья, интимной жизни;
о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;
запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (например, при решении вопроса о переводе Работника на другую должность (работу) по производственной необходимости либо наличии медицинского заключения, дающего основания полагать о невозможности выполнения Работником трудовой функции на условиях, предусмотренных трудовым договором);
3.5. Работодателю запрещено сообщать персональные данные Работника:
третьей стороне без письменного согласия самого Работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья Работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
в коммерческих целях без письменного согласия Работника;
передача информации, содержащей сведения о персональных данных Работника без его письменного согласия, по телефону, факсу, электронной почте запрещается.
3.6. Работодатель имеет право:
запрашивать сведения о состоянии здоровья Работника, для определения возможности выполнения им трудовой функции;
с письменного согласия Работника получать дополнительную информацию о профессиональной подготовке Работника в другой организации;
3.7. Обработка персональных данных Работников Работодателем возможна без их согласия в следующих случаях:
персональные данные являются общедоступными;
обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия Работодателя;
обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора;
обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Работника, если получение его согласия невозможно.
персональные данные относятся к состоянию здоровья Работника, и их обработка необходима - по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.
3.8. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные Работников только с их письменного согласия, которое включает в себя:
фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
3.9. Требования Работника об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных предъявляются им Работодателю в письменном виде с приложением документов, подтверждающих обоснованность таких требований.
3.10. Должностные лица Работодателя не имеют права сообщать персональные данные Работника третьей стороне без письменного согласия Работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью Работника, а также, в случаях, установленных федеральными законами (Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральными законами «О милиции», «О федеральной службе безопасности», «О прокуратуре Российской Федерации»), предусматривающими право должностных лиц контролирующих и правоохранительных органов запрашивать документы, содержащие персональные данные Работника.
4. Доступ к персональным данным работников
4.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:
директор Учреждения;
заместитель директора;
работники отдела кадров;
работники бухгалтерии (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций);
секретарь руководителя (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны, дни рождения Работников);
руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только Работников своего подразделения);
при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным Работника может иметь начальник нового подразделения;
работники юридического сопровождения Учреждения (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций);
Работники медицинского кабинета (в части хранения медицинских книжек Работников, ознакомления с результатами медицинских осмотров, подготовки списков Работников к плановым медосмотрам);
Специалист по охране труда (в части соблюдения трудового режима Работника, а также отражения необходимой информации в трудовом договоре);
сам Работник, носитель данных.
4.2. Право доступа к персональным данным Работника имеют так же следующие юридические лица:
4.2.1. Государственные и негосударственные функциональные структуры:
налоговые инспекции;
правоохранительные органы;
органы статистики;
страховые агентства;
военкоматы;
органы социального страхования;
пенсионные фонды;
подразделения муниципальных органов управления.
4.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
4.2.3. Родственники и члены семей.
Персональные данные Работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого Работника.
В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться к Работодателю с письменным запросом о размере заработной платы Работника без его согласия.
5. Права и обязанности Работника
5.1. Работник имеет право на:
полную информацию о своих персональных данных и обработку этих данных;
свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, ознакомление с ними включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом РФ;
определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
требование об исключении или исправлении неверных или неполных своих персональных данных, путем предъявления им в письменном виде заявления на имя директора Учреждения с приложением документов, подтверждающих обоснованность таких требований;
дополнить заявлением персональные данные оценочного характера, выражающим его собственную точку зрения;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных;
требование от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для Работодателя персональных данных;
требование извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных;
передачу информации третьей стороне возможна только при письменном согласии Работника;
получение сведений о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
получение сведений о сроках обработки персональных данных, в том числе сроках их хранения;
5.2. Работник обязан:
предоставлять Работодателю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ. Предоставление Работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора в соответствии с п. 11 ст. 81 Трудового кодекса РФ;
незамедлительно письменно уведомлять Работодателя об изменении любого из следующих данных: паспорта и/или имени, фамилии, отчества, постоянного места жительства (места пребывания) - указанных им при заключении настоящего трудового договора.
В случае неисполнения данной обязанности риск неблагоприятных последствий несет Работник.
6. Формирование и ведение личных дел, документов,
содержащих персональные данные
6.1. При оформлении Работника специалистом по кадрам заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
сведения о воинском учете;
данные о приеме на работу;
сведения об аттестации;
сведения о повышенной квалификации;
сведения о профессиональной переподготовке;
сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
сведения об отпусках;
сведения о социальных гарантиях;
сведения о месте жительства и о контактных телефонах.
6.2. Личное дело Работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные Работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу:
заявление Работника о приеме на работу;
анкета;
медицинское заключение о годности Работника к работе в Учреждении;
трудовой договор;
копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика;
копия документа воинского учета;
документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, требующую специальных знаний или специальной подготовки, имеющихся как при поступлении на работу, так и приобретенных в процессе работы;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
уведомление Работника в ведении в учреждении видеосъемки;
согласие работника на сбор, хранение и использование персональных данных.
У Работников, не достигших возраста 16 и/или 18 лет, личное дело, помимо указанных выше документов, содержит:
письменное согласие органа опеки и попечительства администрации района по месту жительства;
письменное согласие одного из родителей (попечителя);
справка с места учебы.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации (Приложение № 1).
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел.
К каждому личному делу прилагается фотография Работника (без головного убора) формата не более 35х45мм.
В каждом личном деле ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
7. Учет, хранение и передача персональных данных Работника
7.1. Персональные данные и трудовые книжки Работников хранятся в отделе кадров в металлических шкафах, сейфах, имеющих надежные запоры.
Медицинские книжки хранятся в медкабинете.
7.2. Персональные данные предоставляются в распоряжение должностных лиц Работодателя лишь в следующих случаях:
необходимости оформления наградных документов;
формирования статистических данных;
подготовки характеристики;
при наличии соответствующей резолюции руководителя Работодателя на служебной записке соответствующей формы.
7.3. Трудовые книжки Работников могут предоставляться Работниками отдела кадров лишь Работникам бухгалтерии и членам комиссии по социальному страхованию, - при необходимости проверки данных о непрерывном трудовом стаже Работников, - для решения вопросов о начислении и выплате пособий по государственному социальному страхованию.
7.4. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных Работников, все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только Работниками, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их трудовых договорах.
7.5. Ответственным за хранение персональных данных Работников являются работники кадровой службы.
7.7. Персональные компьютеры Работников, содержащие персональные данные Работников, защищены паролями доступа.
Личные дела, в которых хранятся персональные данные Работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:
порядковый номер личного дела;
фамилия, имя, отчество сотрудника;
дата постановки дела на учет;
дата снятия дела с учета.
После увольнения Работника в личное дело вносятся соответствующие документы, составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных
8.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Работника, несут дисциплинарную и материальную ответственность, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
9. Заключительные положения
9.1. Иные вопросы, не отражённые в настоящем положении подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством РФ другими локальными актами Общества.
9.2. Сведения о персональных данных Работников всегда являются конфиденциальной и охраняемой информацией. Работники, указанные в пункте 5.1. настоящего Положения, имеющие доступ к персональным данным Работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными Работников в порядке, установленном федеральными законами.
Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:
в случае их обезличивания;
по истечении 75 лет срока их хранения;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
9.3. Работодатель должен ознакомить под роспись с данным Положением всех Работников Учреждения, и вновь поступающих на работу, при заключении трудового договора.
Положение о защите персональных данных работников (новая редакция).
